In de vergaderruimte zit een team te
brainstormen over een toekomstig personeelsuitje. Het afdelingshoofd doet
tijdens deze vergadering een raam open. Een collega geeft aan dat hij het raam dicht
wil. Ze blijven praten over hoe ver dit raam wel of niet open mag.
Veel
mensen onderhandelen over posities: het raam moet dicht – het raam moet open.
in
plaats van te onderhandelen over belangen: hoe - ver - zullen we het raam openzetten.
Het
nadeel van onderhandelen over posities is dat je hoe meer je je positie
duidelijk maakt en verdedigt tegen de aanval, des te meer je je erop vastlegt.
Hoe
meer je de andere partij ervan probeert te overtuigen van de onmogelijkheid om
jouw openingspositie te veranderen, des te moeilijker wordt het om dat te doen.
Je
bent als het ware je positie. Je
hebt er belang bij dat je je gezicht redt. Het onderhandelen begint aardig te
lijken op ruzie. Hoe meer aandacht je schenkt aan posities, des te minder
aandacht gaat er uit naar het zoeken naar de belangen van beide partijen. Het
resultaat is dan vaak een overeenkomst die voor beide partijen minder
bevredigend is dan mogelijk zou zijn geweest.
Zoals
bij de twee zussen die ruzie maakten om een sinaasappel:
Teveel
onderhandelingen eindigen met een halve sinaasappel voor elke partij in plaats
van al het vruchtvlees voor de een en de hele schil voor de ander. En waarom?
Omdat de een van de ander niet weet wat het belang is van het hebben van die
sinaasappel en beide blijven zitten op hun positie ‘Ik wil de sinaasappel’.
Voor
een verstandige oplossing van een meningsverschil is het belangrijk om te
richten op belangen en niet op
posities.
Even
terug naar het voorbeeld van het raam:
De sfeer wordt gespannen, ze komen er niet
uit, terwijl de rest van het team zich zit te verbijten vanwege het
tijdverlies. Een collega vraagt aan het afdelingshoofd waarom hij het raam open
wil hebben: Om frisse lucht in de kamer te hebben’. Wanneer de ander gevraagd
wordt waarom hij juist het raam dicht wil hebben zegt deze dat dit is om niet
in de tocht te zitten. Na even te hebben nagedacht stelt de collega voor om een
raam in de gang open te zetten, zodat er zonder tocht frisse lucht binnenkomt.
Veel conflicten gaan over niet te verenigen posities,
‘het raam open of het raam dicht’.
Een manier om hieruit te komen is het kijken naar de
belangen die erachter zitten namelijk ‘frisse lucht’ en ‘geen tocht’.
Wij gaan er vaak vanuit dat, omdat de positie van de
ander strijdig is met die van ons, de belangen ook strijdig met elkaar moeten
zijn. Dit klopt in de werkelijkheid niet.
Achter strijdige posities gaan niet alleen strijdige belangen
schuil, maar ook gezamenlijke en verenigbare.
Door dus niet
naar posities, maar naar belangen te kijken wordt het mogelijk om een oplossing
te vinden.
De
gezamenlijke belangen van de twee medewerkers tijdens de vergadering zouden
bijvoorbeeld kunnen zijn:
-
beide willen een omgeving waarin ze gezond kunnen blijven werken
-
beiden willen een prettige werksfeer
- beiden willen een idee voor het
personeelsuitje: het hoofd omdat hij het van belang vindt voor de teambuilding,
de medewerker om eens gezellig met zijn collega er tussen uit te zijn.
Het doel van onderhandelen is het dienen van je
belangen. De kans dat dit ook lukt is groter wanneer je deze belangen ook
meedeelt aan de ander. Als je wilt dat de andere partij rekening houdt met je
belangen moet je hem uitleggen wat je belangen zijn.
Doet
dit zo concreet mogelijk, eventueel met voorbeelden.
Terug
naar de vergadering, waarin het afdelingshoofd zijn belang als volgt zou kunnen
verwoorden:
Mijn belang is om frisse lucht te hebben om mijn hoofd helder te houden
en goed mee te kunnen denken over een personeelsuitje. Ook is dit voor mij
belangrijk om geen hoofdpijn te krijgen. De vorige week had ik na een
vergadering, waarbij er geen raam open was, meteen erge hoofdpijn, waardoor ik
de rest van de dag nauwelijks kon werken.
Erken dat het belang van de ander een deel van
het probleem vormt. Als jij wilt dat de ander oog heeft voor jou belang, begin
dan met te laten zien dat jij oog hebt voor zijn belangen. Het afdelingshoofd
zou op de volgende wijze oog kunnen hebben voor zijn medewerker:
Als ik het goed begrijp, heb jij er vooral belang bij om niet op de
tocht te zitten, omdat je hier vatbaar voor bent, en daardoor snel verkouden
wordt.
Wanneer je iets gezamenlijks
in de belangen kunt ontdekken is het van belang dit onder woorden te brengen,
bijvoorbeeld:
Het zou voor ons beiden vervelend zijn om ziek te worden van het klimaat
waarin we werken.
Valkuilen bij het onderhandelen
-
Wanneer je
onderhandelt raak je snel in de verleiding om
je antwoord op het probleem te geven.
-
Als je echter wilt dat iemand aandacht en
begrip opbrengt voor je redenering, moet je eerst je belangen en argumenten
noemen en daarna pas je conclusies.
-
Als je begint met de conclusies kun je er
vrijwel zeker van zijn dat hij niet zal luisteren naar de redenen. Hij heeft
gehoord wat jouw positie is en is ongetwijfeld druk bezig daartegen argumenten
te verzinnen.
Bij ruzie zul je geneigd zijn te reageren op wat de
ander heeft gezegd of gedaan:
-
‘Ze kunnen me niet op die
manier behandelen.
-
Als zij denken dat ze me dat kunnen flikken, moeten ze vroeger opstaan.
-
Ik zal hun eens wat leren.’
Toch is het raadzamer om je belangen op lange termijn
na te streven.
Het is beter als je praat over de plaats waar je graag
heen zou gaan, dan over de plaats
waar je vandaan komt.
Ook kan het zijn dat je graag
weer snel een goede relatie wilt hebben met de ander.
-
Laat je door
je wens om een verzoenende houding in te nemen er echter niet van weerhouden om jouw probleem recht te
doen. Dit hoeft niet ten koste te gaan van de ander.
-
Wees met andere woorden hard ten aanzien van
het probleem, zacht ten aanzien van de
mens.
Vaak komen de beste
oplossingen tot stand doordat je met kracht je eigen belangen propageert.
Twee
onderhandelaars die zich beiden krachtig inzetten voor hun eigen belangen,
zullen vaak een stimulerend effect hebben op elkaars creatief vermogen om
oplossingen in wederzijds belang te bedenken.
Dat je je krachtig inzet voor
jouw belangen wil niet zeggen dat je je moet afsluiten voor het standpunt van
de andere partij.
Bij een ‘harde
onderhandeling’ kan de andere partij zich mogelijk wel bedreigd gaan voelen,
door je aanval op het probleem.
Het is belangrijk om het
probleem van de mens te scheiden.
Ondersteun de ander
daarnaast ook op het persoonlijke vlak: luister met respect, toon beleefdheid,
geef uiting aan je begrip voor zijn situatie, etc.
Bij
onderhandelen is het vooral zoeken naar wederzijds voordeel. In eerste
instantie lijkt dit haast onmogelijk.
De
ander wil niet wat jij wil, anders had jij toch geen verschil van mening?
Toch
zijn de resultaten waarbij beide partijen overeenstemming over bereiken haast
altijd gebaseerd op verschil van mening.
Verschillen
in belangen en meningen maken het tenslotte mogelijk dat iets voor jou van heel
veel nut is en voor de ander partij weinig nadeel heeft.
Belangrijk
is dus om erachter te komen welke belangen er achter een verschil van mening
zitten.
Denk
maar aan de twee zussen met die ene sinaasappel.